CODE OF CONDUCT

Verhaltenskodex

1. Vorwort der Geschäftsführung

Aufgrund der vielfältigen positiven Veränderungen in unserem Unternehmen, wie die Integration unserer neuen Niederlassung in Oelde-Stromberg im vergangenen Jahr oder die Eröffnung unseres neuen und hochmodernen Standorts am Hüttenbrink in Gütersloh haben wir uns zum Ziel gesetzt, unsere Unternehmensstandards zu vereinheitlichen und schaffen dazu transparente Richtlinien und einheitliche Regelwerke.

Der vorliegende und auch im Zuge der Veränderungen in der Geschäftsführung überarbeitete Code of Conduct bildet hierfür die Grundlage und wird in einem wirksamen Compliance-Management-System münden, das nicht nur dem Unternehmen und allen mit uns verbundenen Personen und Institutionen einen wertvollen Schutz bietet, sondern auch die besondere Bedeutung der Compliance deutlich herausstellt.

Zusätzlich zu den Anforderungen unserer Herstellermarken haben wir noch weitere Handlungsfelder identifiziert, in denen wir auch zukünftig Prozesse optimieren und fortwährend Maßnahmen entwickeln werden, die schädigendem Verhalten keinen Raum lassen. Dadurch schaffen wir einen transparenten und verlässlichen Rahmen für unser tägliches Handeln, der Orientierung bietet und zudem die weitere positive Entwicklung unseres Unternehmens maßgeblich unterstützen wird.

2. Präambel

Das Autohaus Mense ist sich seiner Verantwortung bewusst, die es gegenüber Mitarbeitenden, Geschäftspartnerinnen und -partnern, der Gesellschaft und der Umwelt trägt. Dieser Verantwortung werden wir gerecht, indem wir auf unseren Unternehmenswerten basierende Unternehmensrichtlinien definieren, die in dem vorliegenden Code of Conduct (Verhaltenskodex) zusammengefasst sind.

Ein Code of Conduct dient dazu, alle Mitarbeitenden im Unternehmen angemessen auf die geltenden Gesetze und Unternehmensrichtlinien aufmerksam zu machen und ein Problembewusstsein für rechtliche und sonstige Risiken im Berufsalltag zu schaffen. Der Code of Conduct erfasst alle geltenden Gesetze und sonstigen Regelungen, die für die Mense GmbH von wesentlicher Bedeutung sind.

Er gilt als Orientierungshilfe im Geschäftsalltag und als verbindliche Richtlinie für gesetzeskonformes, ethisches und verantwortungsvolles Handeln und Verhalten gegenüber Geschäftspartnerinnen und -partnern, der Öffentlichkeit und im Umgang miteinander innerhalb des Unternehmens.

Die Geschäftsleitung und alle Mitarbeitenden der Mense GmbH sind verpflichtet, diese uneingeschränkt einzuhalten. Dies erwarten wir auch von Geschäftspartnerinnen und -partnern sowie anderen mit dem Unternehmen verbundenen Personen und Organisationen.

3. Unsere Ziele, Werte und Selbstverständnis

Unser Ziel ist es, Situationen vorzubeugen, die die Redlichkeit unseres Verhaltens in Frage stellen könnten und zudem das Vertrauen in unser Unternehmen zu stärken. Dies sind wir uns selbst und vor allem allen Stakeholdern schuldig, die mit uns in geschäftlichen Beziehungen stehen.

Als vertragsgebundener Händler für die Marken Volkswagen, Volkswagen-Nutzfahrzeuge, Audi sowie Skoda vertreiben wir Produkte der individuellen Mobilität. Als starker Mobilitätspartner in Ostwestfalen-Lippe haben wir auf unsere Region, in der wir wirtschaften, einen ebenso starken Einfluss auf die Umwelt, die Gesellschaft und auf unsere Mitarbeitenden, wie die Hersteller der Marken, die wir vertreiben.

Wir sind uns unserer Verantwortung bewusst und tragen zur gesellschaftlichen und ökonomischen Entwicklung bei und stärken die Lebensbedingungen der Menschen in der Region, in der wir geschäftsansässig sind. Daher unterstützen wir zahlreiche soziale Organisationen und Einrichtungen und bieten unseren Mitarbeitenden gesundheitsförderliche Maßnahmen und zahlreiche Zusatzangebote zur aktiven Lebensgestaltung an.

Wir haben uns einer integren, verantwortungsvollen und transparenten Unternehmensführung verschrieben und sehen in der Erfüllung der nachfolgenden Regelungen ein obligatorisches Erfordernis, um die Umsetzung dieser Werte im Geschäftsverkehr sicherzustellen. Sie bilden die Grundlage unserer täglichen Handlungen und definieren damit alle Arbeitsabläufe und Entscheidungen.

4. Geltungsbereich

Der vorliegende Verhaltenskodex gilt für alle Standorte und alle Niederlassungen der Mense GmbH und ist für alle bindend einzuhalten. Geschäftsführung und Führungskräfte haben eine besondere Vorbildfunktion und sorgen zudem für eine stringente Einhaltung in ihren Verantwortungsbereichen.

5. Leitfragen unseres Handelns

Bei der Umsetzung der vorstehend definierten Ziele, Werte und des Selbstverständnisses sind beim eigenen Handeln die Beantwortung der nachstehenden Leitfragen zu berücksichtigen:

• Ist meine Handlung gesetzlich erlaubt und entspricht diese dem Verhaltenskodex sowie anderen geltenden Richtlinien der Mense GmbH?
• Habe ich das Gefühl, dass meine Handlung richtig ist und kann ich dies auch begründen?
• Könnte ich meine Handlungsweise gegenüber anderen Personen im Unternehmen oder Dritten erläutern und verteidigen beziehungsweise rechtfertigen, wenn ich später hierzu befragt werde?
• Könnte ich mich wegen dieser Handlungsweise angreifbar machen oder birgt diese mögliche Reputationsrisiken für die Mense GmbH und/oder für mich selbst?
• Entspricht mein Verhalten den Anforderungen an einen wertschätzenden, respektvollen und fairen Umgang gegenüber anderen Personen?

Sofern diese Fragestellungen im Sinne eines gesetzeskonformen sowie im Geiste dieses Kodex gewünschten Verhaltens nicht entsprechend oder nicht eindeutig zu beantworten sind, ist das eigene Handeln und Verhalten zu überdenken, erforderlichenfalls anzupassen oder gegebenenfalls mit dem Vorgesetzten beziehungsweise der Compliance-Funktion abzustimmen.

6. Achtsam Sein – Instinkt zum Selbstschutz

Jede beziehungsweise jeder Einzelne trägt die Verantwortung für die Einhaltung gesetzter Regeln im eigenen Wirkungskreis und Arbeitsbereich. Dieses Bewusstsein ist Grundlage unseres Handelns und die notwendige Sensibilität für Risiken dient nicht nur dem Schutz des Unternehmens, sondern auch dem Schutz der eigenen Person, indem sie durch verantwortungsvolles Handeln Schäden und Haftungen vermeidet.

Jede beziehungsweise jeder Einzelne ist neben den direkt benannten und verantwortlichen Personen, beispielsweise Hinweisempfängerinnen und -empfänger, Datenschutz- und Geldwäschebeauftragte sowie Führungskräfte, Teil der betrieblichen Compliance-Organisation.

7. Allgemeine Verhaltensregeln

Alle zu beachtenden gesetzlichen, tarifvertraglichen und steuerlichen Regularien werden im Geschäftsbetrieb von uns streng eingehalten. Ebenso werden Bestimmungen interner Richtlinien und alle uns verpflichtenden Herstellervorgaben uneingeschränkt gewahrt.

Hierfür ist es notwendig, dass Kenntnis über die einzelnen anzuwendenden Bestimmungen erlangt wird. Das Unternehmen macht daher alle Mitarbeitenden mit den in diesem Code of Conduct geregelten Inhalten und Richtlinien vertraut und erläutert die sich hieraus ergebenden Verpflichtungen.

Über regelmäßig erfolgende Schulungen wird sichergestellt, dass eine gedankliche Verankerung entsteht, die fortwährende Sensibilisierung für korrektes Verhalten erreicht wird und Wissen auf dem aktuellen Stand bleibt.

Im Weiteren liegt es zudem in der Eigenverantwortung jedes einzelnen Mitarbeitenden, proaktiv zu hinterfragen, welche gesetzlichen Regularien einschlägig sind und sich im Bedarfsfall hierüber bei der Führungskraft zu informieren.

Darüber hinaus kommuniziert das Unternehmen seine Grundsätze auch gegenüber seiner Kundschaft und Geschäftspartnerinnen und -partnern.

Alle Mitarbeitenden werden ausdrücklich ermutigt, die Compliance-Funktion und jeweilige Vorgesetzte anzusprechen, wenn sie feststellen, dass sich jemand möglicherweise nicht regelkonform verhält. Hierbei müssen keine Repressalien oder Nachteile befürchtet werden.

Das Unternehmen sichert eine vertrauliche und umgehende Untersuchung von Hinweisen zu und stellt hierfür ein Hinweisgebersystem als interne Meldestelle gemäß den Vorgaben des Hinweisgeberschutzgesetzes zur Verfügung, über das auch anonyme Meldungen eingereicht werden können.

7.1 Einhaltung der Menschenrechte, Verbot von Zwangs- und Kinderarbeit

Im Unternehmen werden die Menschenrechte sowie die Persönlichkeitsrechte und die Würde aller Mitarbeitenden sowie Dritter geachtet. Die Mense GmbH toleriert keine Kinderarbeit und keine Zwangsarbeit. Dies erwarten wir auch von unseren Geschäftspartnerinnen und -partnern.

In diesem Zusammenhang werden diese verpflichtet, alle örtlichen gesetzlichen Mindeststandards zu erfüllen. Die Mense GmbH setzt weiterhin keine Subunternehmen ein, deren Arbeitsweisen nicht den gesetzlichen und/oder unseren ethischen Grundsätzen entsprechen.

Im Weiteren schützen wir junge Arbeitskräfte und beschäftigen diese ausschließlich im Rahmen gesetzlicher Bestimmungen. Alle Arbeitsverhältnisse werden freiwillig und gesetzeskonform geschlossen und geführt. Das Recruiting von Arbeitskräften erfolgt in ethischer und diskriminierungsfreier Form.

7.2 Umgang mit Ressourcen

Nachhaltiger Umwelt- und Klimaschutz sind für uns wichtige Unternehmensziele. Ein schonungsvoller, ökologisch verantwortungsvoller sowie effizienter Umgang mit vorhandenen Ressourcen ist für uns selbstverständlich.

Daher ist in jeder Situation darauf zu achten, dass mit Energie und anderen Rohstoffen sowie verwendeten Materialien sparsam umgegangen wird. So weit wie möglich sind vorhandene Prozesse hinsichtlich ihrer Effektivität und Effizienz zu prüfen und fortwährend anzupassen.

Alle Mitarbeitenden tragen die Verantwortung, die natürlichen Ressourcen schonend zu behandeln und mit ihrem individuellen Verhalten zum Klima- und Umweltschutz beizutragen.

7.3 Respektvoller und wertschätzender Umgang miteinander

Die Mense GmbH toleriert keine Diskriminierung aus jeglichen Gründen. Jedem Menschen begegnen wir mit Respekt, Toleranz und Wertschätzung.

Etwaige ungleiche Behandlung aufgrund von Herkunft, Aussehen, Alter, Geschlecht, sexueller Orientierung oder religiöser Weltanschauung oder jeglichen anderen Standes wird nicht geduldet.

Die Chancengleichheit wird uneingeschränkt gewahrt. Wir fördern zudem die geschlechterneutrale Berufswahl.

Weiterhin ist ein kollegiales Miteinander gefordert, das jegliche Form von Mobbing ausschließt.

7.4 Arbeits- und Gesundheitsschutz

Das Arbeiten im Autohaus Mense genügt allen Vorschriften und Richtlinien des Arbeitsschutzes.

Die Gesundheit aller Mitarbeitenden wird entsprechend geschützt. Sollten Mitarbeitende Mängel in den täglichen Arbeitsabläufen oder bei den an den Arbeitsplätzen vorhandenen Ausrüstungen und Arbeitsgeräten bemerken, so ist die jeweilige Führungskraft unverzüglich darüber zu unterrichten und Abhilfe zu schaffen.

7.5 Fairer Wettbewerb

Alle Mitarbeitenden der Mense GmbH an allen Standorten sind zu einem fairen Umgang im geschäftlichen Wettbewerb verpflichtet. Alle kartellrechtlichen Regeln werden strengstens beachtet.

Jede Form von Korruption oder Bestechung wird abgelehnt. Verboten ist insbesondere auch jede Absprache oder abgestimmte Verhaltensweise mit Wettbewerbern zu folgenden Themen:

• Preise und Preisbestandteile
• Konditionen
• Kundschaft
• Quoten und Kapazitäten

7.6 Vertraulichkeit und Datenschutz

Personenbezogene Daten werden vom Unternehmen streng im Sinne des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und den Bestimmungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) verarbeitet.

Unternehmensbezogene Daten, wie beispielsweise Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse oder Informationen über Vertragspartnerinnen und -partner sowie Kundschaft, müssen ebenso konsequent vertraulich behandelt werden und dürfen nicht an dritte Personen oder Organisationen weitergegeben werden.

Diese Verpflichtung gilt auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses fort. Ein verantwortungsvoller Umgang mit der an den Arbeitsplätzen vorhandenen Informationstechnologie ist unverzichtbar.

Mitarbeitende, die mit personenbezogenen Daten umgehen, erhalten die stetige Beratung und Unterstützung durch die zuständige Datenschutzbeauftragte.

Bei der Nutzung von Social Media durch Mitarbeitende sind Handlungen zu unterlassen, die das Ansehen der Mense GmbH bewusst beschädigen. Auch hier dürfen keine vertraulichen und sensiblen Informationen weitergegeben werden. Die Privatsphäre gilt es zu schützen. Dies gilt auch für die private Nutzung solcher Kanäle.

Ebenso sind KI-Tools, solange diese zur Anwendung kommen, verantwortungsvoll und gemäß den Unternehmensvorgaben zu nutzen. Hierzu stehen allen Mitarbeitenden entsprechende Informationen und Schulungen zur Verfügung.

7.7 Interessenkonflikte und Verbot von Korruption

Loyales Verhalten aller Mitarbeitenden gegenüber dem Autohaus Mense ist essenziell. Überall dort, wo es zu Konflikten zwischen privaten Interessen und Interessen des Unternehmens kommen kann, sind die Mitarbeitenden gehalten, diese zu vermeiden und geschäftliche Verbindungen des Unternehmens nicht zum eigenen oder fremden Vorteil auszunutzen.

Dabei ist von jeglicher Vorteilsnahme, die zur Beeinflussung von geschäftlichen Beziehungen geeignet oder gedacht ist, Abstand zu nehmen.

In diesem Zusammenhang sind Geschenke, Einladungen oder Vorteile anderer Art abzulehnen, sobald sie über die üblichen Grenzen geschäftsüblichen Gebarens hinausgehen oder geeignet sind, eine sachgerechte Entscheidung zu beeinflussen.

Strikt untersagt sind weiterhin die Zahlung von Bestechungsgeldern, unzulässige Spendenzahlungen an Amtsträgerinnen und -träger und an weitere Personen sowie das Anbieten oder Annehmen solcher Zahlungen.

Zudem besteht eine Meldepflicht von etwaigen Konflikten sowie für die Annahme und Gewährung von Zuwendungen, die im Einzelnen in unserer Richtlinie zu Interessenkonflikten und Zuwendungen geregelt ist.

7.8 Verbot von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung

Die Mense GmbH duldet keine Form der Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung.

Es ist sämtlichen Mitarbeitenden untersagt, sich direkt oder indirekt an Aktivitäten zu beteiligen, die der Verschleierung der Herkunft illegal erworbener Vermögenswerte dienen oder solche Aktivitäten unterstützen oder gegen bestehende nationale und internationale Sanktionsmaßnahmen verstoßen.

Alle Mitarbeitenden sind verpflichtet, die einschlägigen gesetzlichen Vorschriften zur Verhinderung von Geldwäsche einzuhalten und bei geschäftlichen Transaktionen auf ungewöhnliche oder verdächtige Umstände zu achten.

Insbesondere sind Zahlungen, Geschäftsbeziehungen oder Transaktionen abzulehnen oder zu melden, wenn begründete Zweifel an deren Rechtmäßigkeit oder Transparenz bestehen.

Zur Prävention und Aufdeckung von Geldwäsche ergreift das Unternehmen angemessene Maßnahmen. Dazu zählen insbesondere die Identifizierung und Überprüfung von Geschäftspartnerinnen und -partnern nach dem Know-Your-Customer-Prinzip, die transparente und nachvollziehbare Dokumentation von Transaktionen, interne Kontrollmechanismen sowie regelmäßige Schulungen der Mitarbeitenden.

Verdachtsfälle sind unverzüglich zu melden. Als zuständige interne Stelle sind Geldwäschebeauftragte bestimmt, die als Anlaufstelle dienen.

8. Wahrnehmung von Kontrollaufgaben / Umgang mit Fehlern

Die Einhaltung aller in diesem Code of Conduct aufgestellten Regeln und Handlungsanweisungen ist obligatorisch und wird durch alle Mitarbeitenden in Eigenverantwortung sichergestellt.

Vorgesetzte sind besonders gefordert, für die Einhaltung in ihrem Verantwortungsbereich zu sorgen. Die Geschäftsleitung stellt ihrerseits die Einhaltung im Rahmen der aufgestellten Compliance-Richtlinien sicher.

Bestehen Zweifel hinsichtlich Vorgehensweisen und deren Korrektheit im täglichen Geschäft, ist mit der internen Compliance-Funktion Kontakt aufzunehmen.

Verstöße gegen den Code of Conduct sowie daraus resultierende Fehler sind unverzüglich, transparent und verantwortungsvoll zu behandeln.

Alle Mitarbeitenden sind verpflichtet, tatsächliche oder vermutete Zuwiderhandlungen sowie eigene Fehler offen zu legen und aktiv an deren Aufklärung und Behebung mitzuwirken.

Dabei ist zwischen unbeabsichtigten Fehlern oder bewusstem Fehlverhalten zu unterscheiden. Im Sinne der offenen Fehlerkultur nehmen wir unbeabsichtigte Fehler als Chance wahr, uns zu verbessern, aus Vorfällen zu lernen und zukünftige Risiken zu minimieren.

Das Unternehmen stellt weiterhin sicher, dass Meldungen von Verstößen nach bestem Wissen und in gutem Glauben keine nachteiligen Konsequenzen für die meldende Person haben.

Kontrollen beziehungsweise die Wahrnehmung von Kontrollaufgaben sind unerlässlich, um sicherzustellen, dass gesetzte Regularien eingehalten werden. Sie stellen kein fehlendes Vertrauen dar, sondern schützen im täglichen Geschäftsverkehr vor Fehlern und helfen dabei aufzuzeigen, wo und wie Prozesse Verbesserungen erfahren können.

Im Besonderen weisen wir darauf hin, dass das Vier-Augen-Prinzip dort, wo es vorgeschrieben und angebracht ist, keinesfalls außer Kraft gesetzt werden darf.

Bei festgestellten Fehlern ist mit diesen offen und transparent umzugehen und die Ergebnisse von Kontrollen sind wertschätzend zu kommunizieren.

9. Konsequenz der Sanktionierung bei Fehlverhalten / Rechtsverstößen

Festgestellte Verstöße werden konsequent geprüft und angemessen sanktioniert.

Die Maßnahmen richten sich nach Schwere und Häufigkeit des Verstoßes und können von Hinweisen und Schulungsmaßnahmen über Abmahnungen bis hin zu arbeitsrechtlichen Konsequenzen einschließlich der Beendigung des Arbeitsverhältnisses sowie möglichen rechtlichen Schritten reichen und auch strafrechtliche Sanktionen zur Folge haben.

10. Beratende Ansprechpartnerinnen / Ansprechpartner

Die Mense GmbH hat eine Compliance-Funktion geschaffen. Diese fungiert als Anlaufstelle für interne und externe Personen bei Fragen, Hinweisen und weiteren Fällen.

Zudem wurden Geldwäschebeauftragte und Datenschutzbeauftragte benannt sowie eine interne Revision bestimmt.

Die zuständigen Personen und Funktionen stellen die Einhaltung aller maßgeblichen Bestimmungen und Regularien in ihren Bereichen sicher, stehen beratend zur Seite und sind zudem zuständig für anlassbezogene Prüfungen einzelner Geschäftsfälle.

Die Namen und Kontaktdaten benannter Personen und der Compliance-Funktion sowie der Link zum anonymisierten Hinweisgebersystem finden Sie im unternehmensinternen SharePoint unter dem Menüpunkt Compliance.

Weiterhin werden die Kontaktmöglichkeiten sowie der Code of Conduct über unsere Webpräsenz für Dritte kommuniziert.

Gütersloh, 01.04.2026

Matthias Mense
Geschäftsführer

Dennis Mense
Leitung Personal & Recht